Всички искаме да бъдем по-продуктивни. Но изследвания показват, че подреденият график и стриктното изпълнение на задачи всъщност може да ни накарат да им се наслаждаваме по-малко.
След като веднъж започнем да се следим е трудно да спрем. Първоначално може само да видим колко часа отделяме за работа, но след това започваме да оценяваме как разпределяме времето си за различни задачи, хобита и странични проекти и това постепенно се превръща в начин да се претоварим с множество дейности.
Редовното и подробно преглеждане на задачите за деня ни помага да оптимизираме работния си процес. Постоянното планиране на работния ни ден, чак до почивките, планирането на половинчасови ежедневни разходки, предварителното изготвяне на седмично меню… Организирането дори на най-дребните детайлите може да помогне за облекчаване на умората при вземане на решения. Но трябва да сме наясно с границата между организирането на времето като метод за повишаване на производителността и разглеждането му като крайна цел за определяне на добре прекаран живот.
Когато сме със семейството си или просто имаме свободно време, нашата цел не е производителността. Трябва да ценим времето си, прекарано далеч от графици.
И така, къде точно е разделителната линията? За много хора управлението на времето е огромен приоритет. Това означава разпределяне на подходящо време за определени задачи с оглед оптимизиране на дните и за максимална производителност. И все пак има задачи, които не се вписват добре в календара ни, като например творчески занимания или развлечения. Планирането на тези дейности може действително да намали способността ни да ги изпълним, както и удоволствието от тях. Съществува и емоционалното въздействие и последици от свръх организацията, особено когато нещо не върви по план.
За щастие има алтернативни стратегии за управление на времето, които могат да смекчат някои от тези недостатъци, като ни помогнат да останем на линия, без да се чувстваме приковани към календара си.
Защо някои задачи не се вписват в предварителен график
Нашата мания за оптимизиране на времето може да се проследи до 1700-те години, когато желанието на хората да си позволят екзотични стоки ги е карало да работят повече и по-ефективно. Управлението на времето като концепция придобива популярност, когато започваме да приравняваме времето с парите. Когато поставите цена на работата си, например 100 лв. на час, времето ви придобива парична стойност и искате да извлечете максимума от него.
Тъй като организирането на нашето време стана по-скоро индивидуална отговорност, а не такава, която се регулира от фиксирани от институции ограничения или традиционна заетост от 9 до 5 , все повече възможности влизат в наша полза. С повишаването на стандартите за производителност по-високият стандарт се нормализира. Днес много от нас подхождат към управлението на времето с още по-голяма прецизност, докато се опитваме да превърнем ежедневното планиране в точна наука. И все пак не всички задачи и дейности – независимо дали са професионални или лични – са подходящи за планиране.
Като начало някои интелектуални задачи може да не се възползват от прекомерното планиране, тъй като това може да предизвика усещане за времеви натиск, което повлиява на ефективността, но не непременно в полза на производителност. Това означава, че стегнатият график може да ни помогне да постигнем повече или по-малко приемливи резултати за кратък период от време, но ако искаме да създадем шедьовър не това е начинът.
Понякога имаме задачи за почивните си дни, които много от нас записват в календарите си, за да им отделим време. Но планирането на „забавни“ дейности всъщност може да намали удоволствието ни от тях.
Подреждането на всяка минута от живота ни лишава свободното време от вродената му спонтанност и наслада
Планирането на дадена развлекателна дейност (в сравнение с преживяването ѝ импровизирано) я кара да я усещаме по-приличаща на работа и намалява нейната полезност, както по отношение на вълнението от очакване на дейността, така и като преживяване на удоволствието от нея.
Емоционалното въздействие на свръх оптимизацията
Твърде много оптимизация може също да повлияе на начина, по който гледаме на времето, както и да повлияе на емоциите ни.
На индивидуално ниво, прекъсванията в графиците ни могат да имат отрицателни ефекти, като например да предизвикат безпокойство и раздразнение. Твърде строгото планиране на времето ни може да ни накара да чувстваме, че имаме по-малко от него. Чувството ни за време се изкривява с приближаването на планирана работна задача, защото нашето възприятие за времето е нелинейно. Например, ако имаме среща в 16ч., нашето възприятие за часовете преди срещата ще ни накара да мислим за тях като за недостатъчни, почти сякаш времето се свива с приближаване на срещата. Т.е. усещаме ограниченият период от време по-различно от това колко бързо то всъщност минава. Склонни сме да считаме това време за недостатъчно да поемем значителени проекти, поради нетърпението към наближаващия ангажимент.
Загубата на време, дори незначителна, може да е основна причина за появата на чувство на гняв. Когато прекаляваме с организацията на времето си, това ни прави по-малко търпеливи, а в някои случаи е и по-малко вероятно да помогнем на други хора. Чувството за недостиг на време значително намалява способността ни да се грижим един за други.
Понякога дори обикновените напомняния за това колко бързо отминава животът могат да попречат на насладата ни от приятни събития. Хората пък, които получават заплащане на час, прекарват по-малко време в доброволчески дейности, тъй като стойността на тяхното време е толкова конкретно количествено изразена, че те не са склонни да раздават нищо безплатно.
Как да управляваме качествено времето си
Има различни начини, чрез които можем да смекчим недостатъците от свръх организацията. За целта е нужно да преосмислим начина, по който разбираме концепцията на „управление на времето“. Така бихме могли да си върнем властта като създатели на нашите графици, които работят в наша полза, вместо да им позволим да диктуват живота ни.
Препоръчително е да изпълняваме работни си задачи последователно, след което да оставяме за определен период извън графика, за да се отдадем на хобита, развлечения или работни проекти, изискващи дълбока концентрация. И ако се случи да имаме “дупка” между ангажиментите си, нека се доверим на часовника, а не на усещането за време. Ако например имаме „само“ час преди среща, нека си помислим „Мога да изгледам цяла серия от любимия сериал и то само за 45 минути. Това е много време. “
Също е добре да не се планира твърде строго свободното време. Вместо да имаме строг график с начален и краен час, може просто да решим какви дейности искаме да правим, без да се придържаме към точен график.
Организирането на нашето време със сигурност може да подобри живота ни, но това зависи от дейностите, за които управляваме времето си.
Когато хората планират грубо – като рисуват линии извън границите на календара или добавят въпросителни към дадено събитие, възприемат дейността също толкова забавна, колкото и спонтанна и импровизирана. И все пак това не се поддава на цифровия свят – няма реален начин да планираме грубо в електронния си календар.
Разбира се, не можем да преминем напълно през живота, като избягваме графици. С предварителните графици ние не просто проследяваме времето заради данните и производителността или за спечелените пари. С тях внимаваме да отделяме време за това, което има значение. Даваме приоритет на “важните неща“.
Разбира се всички сме различни, затова различни подходи са подходящи за различни типове личност. Когато започнем да идентифицираме нашия естествен ритъм и стил, графикът може да бъде „перфектен и направен само за нас“. Често са необходими опити, грешки и голяма доза „познаване на себе си“, за да се създаде график, който да отразява точно нашите ценности, идентичност и вярвания. В крайна сметка организирането на нашето време със сигурност може да подобри живота ни.
Главната цел е да успеем да намерим своята щастлива златна среда между структурирано и неструктурирано време. Внимателната организация на времето и грубото планиране. Когато успеем да следим и насрочваме работния си ден също толкова усърдно, колкото лежерно поддържаме свободното си време.
Изпробвайте го някой път. Ако графикът ви позволява.
© 2021, На 1 Клик. Всички права запазени. При използване на текст от тази публикация е нужно да посочите източника